PENGALAMAN LEGALISASI APOSTILLE KEDUTAAN BESAR KERAJAAN BELANDA
Well, sepertinya saya sudah lama tidak
menulis blog. Satu dan lain hal karena mengerjakan kegiatan yang berkaitan
dengan persiapan saya pindah ke negara orang. Mengenai bagian ini akan saya
bahas di tulisan saya berikutnya.
APAKAH
TUJUAN DARI LEGALISASI DOKUMEN?
Menurut Artikel yang dimuat dalam website
Kementerian Luar Negeri pada tanggal 28 April 2022, tujuan dari legalisasi
dokumen adalah sebagai berikut:
Dengan sertifikat legalisasi apostille, suatu dokumen publik yang
dikeluarkan otoritas asing akan secara otomatis diakui secara hukum oleh 122
negara, termasuk Indonesia. Legalisasi dokumen melalui mekanisme apostille ini
akan mendukung terciptanya iklim positif untuk kemudahan berbisnis di suatu
negara karena adanya kepastian. “Dengan pemberlakuan Konvensi Appostile,
diharapkan peringkat kemudahan berbisnis (ease of
doing business) Indonesia semakin meningkat". Demikian
disampaikan Cahyo Rahadian Muzar, Dirjen Administrasi Hukum Umum Kementerian
Hukum dan HAM (Kemenkumham), dalam forum diskusi virtual “Consular Talks" #2 yang
diinisiasi oleh KJRI San Francisco, tanggal 26 April 2022.
Jadi, jika dapat disimpulkan, tujuan
dari legalisasi apostille dokumen yang dikeluarkan oleh Pemerintah
Indonesia adalah supaya dokumen tersebut diakui dan diterima jika digunakan di
negara lain. Selain itu, dokumen yang dilegalisasi ini merupakan salah satu
syarat untuk tinggal di negara lain.
Saya membuat tulisan ini karena legalisasi
dokumen merupakan salah satu hal yang krusial jika teman-teman akan
tinggal di negara lain dalam jangka waktu yang cukup lama. Saya akan membahas
secara umum mengenai tahapan-tahapan legalisasi dokumen ke negara Eropa, dan
secara spesifik mengenai apostille dokumen untuk negara Belanda.
Secara garis besar, tahapan legalisasi
dokumen negara lain itu sama, perbedaannya terletak pada tahap akhir, yaitu
legalisasi di Kedutaan Besar negara yang dituju.
Secara singkat, tahapan legalisasi
dokumen akta kelahiran dimulai dari menerjemahkan akta kelahiran à Kementerian Hukum dan HAM à Kementerian Luar Negeri à Kedutaan negara yang dituju.
Hal ini akan berbeda jika teman-teman
akan melakukan legalisasi dokumen terkait dengan status perkawinan. Tahap
awalnya cukup berbeda dengan akta kelahiran. Legalisasi dokumen status
perkawinan dimulai dari legalisasi Kementerian Agama à Kementerian Hukum dan HAM à Kementerian Luar Negeri à Kedutaan negara yang akan dituju.
Akan tetapi, teman-teman harus mencari
informasi terbaru mengenai persyaratan legalisasi dokumen ini karena
masing-masing negara mempunyai kebijakan yang berbeda. Saya akan menceritakan
pengalaman saya melakukan legalisasi akta kelahiran untuk negara tujuan
Belanda. Untuk negara Belanda, legalisasi akta kelahiran tidak mempunyai expired
date, jika teman-teman sudah melakukan legalisasi akta kelahiran maka
legalisasi tersebut akan berlaku terus. Akan tetapi, jika teman-teman akan
melakukan legalisasi status perkawinan maka dokumen hanya berlaku selama 6
bulan, setelah lewat waktu 6 bulan tersebut maka teman-teman harus memperbaruinya.
Informasi ini dapat dilihat lebih lanjut pada website Kedutaan Besar
Belanda.
Saya akan membahas tahapan-tahapan
yang saya lalui:
1. Translate Akta Kelahiran
Akta saya merupakan akta versi lama
dengan menggunakan Bahasa Indonesia (yang berwarna kuning biru) karena itu saya
memerlukan translate akta dalam Bahasa Inggris. Kemudian saya menerjemahkan
akta tersebut disalah satu penerjemah tersumpah, tetapi ternyata terjemahan
dari penerjemah tersebut tidak masuk ke dalam list “Penerjemah Tersumpah yang
diakui oleh AHU”. Dan dokumen saya ditolak.
Singkat cerita, saya mencari
alternatif lain karena saya tidak menemukan list daftar penerjemah
tersumpah yang diakui oleh AHU tersebut. Saya mendengar info dari salah seorang
kenalan jika saya bisa menukarkan akta kelahiran lama saya tersebut di Dukcapil
untuk mendapatkan akta baru yang tercetak dalam 2 bahasa, Indonesia dan
Inggris.
Saya mengurus pergantian akta ini di
Dukcapil Kota Magelang. Pelayanannya melalui Whatsapp (secara online)
mengingat saat itu sedang dalam kondisi pandemi dan PPKM. Petugas bertanya mengenai
tujuan penukaran akta tersebut. Pelayanannya cepat, di hari berikutnya saya
datang ke Kantor Dukcapil hanya untuk menukarkan akta lama dengan akta yang
baru. Akta yang baru ini tidak perlu dilegalisir dengan cap basah (yang
berwarna biru/ungu).
Tips: saat akan melakukan translate, pastikan terlebih dahulu
apakah translator tersebut masuk ke dalam daftar penerjemah yang diakui oleh
AHU supaya mempermudah tahap selanjutnya saat akan melegalisir dokumen di
Kementerian Hukum dan HAM.
Persoalan mengenai translate
akta ini selesai. Saya akan membahas tahap selanjutnya…
2. Kementerian Hukum dan HAM
Proses legalisasi dilakukan dengan
membuat akun pada website:
Panduan dalam mengisi website tersebut
dapat diakses pada:
https://panduan.ahu.go.id/doku.php?id=permohonan_legalisasi
Setelah melakukan registrasi akun dan
melakukan aktivasi, maka proses legalisasi dokumen dapat teman-teman mulai. Tahapan
proses legalisasi dokumen terdiri dari 3 langkah, yaitu pengisian data pribadi
pemohon (Nama, NIK, alamat, dll) kemudian mengisi data dokumen pemohon (jenis,
nomor dokumen, intansi/lembaga, dll). Terakhir, tahap ketiga yaitu pratinjau. Jika
data yang teman-teman isikan untuk tahap 1 dan 2 sudah benar maka teman-teman
tinggal melakukan klik pada “kirim permohonan”.
Tips: Untuk tahap 2, bagian
melampirkan foto – teman-teman bisa melampirkan beberapa foto untuk mempermudah
verifikator melakukan verifikasi pada dokumen teman-teman. Misal: 1 foto
keseluruhan dokumen, 1 foto yang berfokus pada nomor dokumen, dan 1 foto yang
berfokus pada nama pejabat yang menandatangani berkas/dokumen yang akan
diverifikasi.
Selanjutnya, teman-teman tinggal
menunggu kelanjutan proses verifikasi dokumen. Saat itu, saya menunggu 2x24 jam
(pada hari kerja), kemudian hasil verifikasinya sudah muncul. Apabila
verifikasi teman-teman ditolak, maka akan dilampirkan alasan penolakan oleh
verifikator (biasanya karena foto dokumen tidak jelas atau tanda tangan pejabat
belum terdaftar).
Jika hasilnya ditolak karena dokumen
tidak sesuai (foto kurang jelas, dkk), maka teman-teman harus melakukan proses
legalisasi ulang dokumen tersebut dari tahap pertama. Terdapat case dimana
dokumen tersebut ditolak karena spesimen tanda tangan pejabat yang menandatangani
dokumen belum terdaftar pada database AHU. Maka teman-teman harus melakukan pengisian
secara manual dengan meminta tanda tangan secara langsung pada form yang telah
disediakan oleh AHU (informasi lebih lanjut dapat dibaca pada panduan mengisi website).
Di sisi lain, apabila dokumen
teman-teman sudah lolos verifikator maka teman-teman bisa melakukan download
voucher di menu “daftar transaksi”. Saat itu saya melakukan verifikasi 2 jenis
dokumen, masing-masing membayar sebesar Rp 50.000,00. Pembayaran bisa dilakukan
dengan menggunakan mobile banking ataupun transfer melalui teller Bank
BNI. Saat itu, saya melakukan pembayaran di BNI 46 Cikini dan berjalan sekitar
500m kearah selatan (ke kantor AHU) untuk menyerahkan bukti transaksi, bukti
pembayaran dan menuliskan alamat rumah untuk pengiriman stiker AHU. Setelah H+5
atau H+6 maka stiker akan sampai ke alamat rumah yang telah ditulis sewaktu di
kantor AHU.
Untuk penempelan stiker bisa diletakan
di bagian depan atau belakang dokumen. Saya sarankan peletakan stiker hanya 1x
(jangan dilepas pasang) karena ada bagian seperti hologram pada stiker, jika
dilepas pasang maka bagian hologram tersebut akan hilang. Dokumen yang
dilegalisasi tidak boleh delaminating atau dilapisi dengan lapisan yang sejenis
dengan laminating.
Tips: Untuk teman-teman yang berencana
menggunakan kendaraan umum (termasuk ojek online/ taksi online)
saya sarankan untuk menentukan setting tujuan di BNI 46 Cikini – jika belum
melakukan pembayaran voucher – kemudian setelah melakukan pembayaran di teller,
tinggal berjalan kearah selatan +/- 500meter dan sampailah di AHU.
3. Kementerian Luar Negeri
Setelah mendapatkan stiker dari Kementerian
Hukum dan HAM, maka langkah selanjutnya adalah melakukan proses legalisasi di
Kementerian Luar Negeri. Legalisasi ini menggunakan aplikasi “Legalisasi” yang
berlogo Kementerian Luar Negeri.
Untuk
tahapannya dapat dibaca di website: https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/halaman_list_lainnya/legalisasi-dokumen
Pengisian data dan melakukan upload
foto dokumen (tips sama dengan upload foto dokumen AHU) maka tahap
selanjutnya adalah proses verifikasi. Teman-teman harus menunggu proses
verifikasi oleh verifikator. Saat itu, saya menunggu sekitar 3 hari setelah
proses upload dokumen tahap awal.
Jika hasil verifikasi “diterima”, maka
tahap selanjutnya adalah menunggu invoice pembayaran yang terdiri dari nomor unik
sesuai dokumen yang akan teman-teman verifikasi. Setelah invoice muncul maka
teman-teman bisa melakukan pembayaran sebesar Rp 25.000,00 per dokumen,
pembayaran ini bisa dilakukan melalui mobile banking, internet banking, ATM ataupun
melalui transfer lewat teller Bank – yang terpenting, ada bukti pembayaran. Bukti
pembayaran tersebut kemudian harus diupload di aplikasi “legalisasi”
Kementerian Luar Negeri. Setelah itu, teman-teman akan mendapatkan notifikasi
via aplikasi “legalisasi” kapan teman-teman harus ke Kementerian Luar Negeri
dan menyerahkan dokumen yang akan dilegalisasi. Untuk penyerahan dokumen di
Kementerian Luar Negeri tidak boleh lebih dari pukul 11.00 WIB setiap harinya,
karena ada sistem pengambilan nomor anterian.
Pengambilan nomor anterian akan
ditutup setelah pukul 11.00 WIB. Untuk hari jumat, supaya tetap bisa
mendapatkan nomor anterian maka disarankan untuk datang sebelum pukul 10.00
WIB. Dokumen dimasukkan ke dalam maps dan ditulisi nama serta nomor yang
didapatkan setelah mendaftar di aplikasi “Legalisasi” (biasanya menggunakan
Gxxxxx). Pengambilan dokumen yang sudah diberi stiker dan cap, dilakukan pada
hari yang sama. Biasanya pengambilan dokumen dimulai pada pukul 13.30 WIB,
sesuai dengan nomor urut yang diambil diawal.
Sangat disarankan, dokumen yang akan
dilegalisasi sebaiknya tidak dilaminating karena jika dokumen tersebut
dilaminating maka cap “timbul” yang diberikan sewaktu di Kementerian Luar Negeri
tidak akan tampak. Serta beberapa kedutaan masih menggunakan verifikasi dengan
tanda tangan langsung, apabila dilaminating maka tinta bolpoin tidak bisa
digunakan untuk dokumen tersebut.
Tahapan legalisasi di Kementerian Luar
Negeri sudah selesai maka akan dilanjutkan untuk tahapan legalisasi di
Kedutaan.
4. Kedutaan Besar Kerajaan Belanda
Untuk melakukan legalisasi di Kedutaan
Belanda,
teman-teman
harus melakukan appointment melalui website: https://www.vfsvisaonline.com/Netherlands-Global-Online-Appointment_Zone1/AppScheduling/AppWelcome.aspx?P=tfjsingkEribSs4rV7oF%2Fgz35JWBTtZMyE4yNdavHQg%3D
Teman-teman harus memilih keperluan yang akan dilakukan di Kedutaan (untuk appointment legalisasi maka memilih “legalisation of document” kemudian mengisi data diri seperti nama, no. HP, email, dll pada laman appointment lalu memilih tanggal. Untuk tanggal, teman-teman harus melakukan booking secepat mungkin apabila tahapan legalisasi AHU dan Kemenlu sudah selesai.
Biasanya tanggal-tanggal mendekati
masa orang-orang travelling akan lebih padat dari biasanya. Tanggal appointment
tersebut dapat dipilih sampai kurun waktu 1 bulan ke depan. Setelah memilih
tanggal, teman-teman akan mendapatkan email terkait dengan appointment. Email
tersebut harus di print dan dibawa saat hari H ke Kedutaan (atau email
tersebut bisa ditunjukan saat ke Kedutaan).
Saat itu, saya memberikan dokumen
untuk legalisasi pukul 10.00 WIB, dan dokumen dapat diambil pada hari yang sama
pada pukul 13.00-14.00 WIB. Saya membayar sebesar sekitar Rp 400.000 – Rp 550.000
per dokumen (saya tidak terlalu ingat untuk detailnya tetapi sekitar pada range
tersebut). Semua pembayaran melalui transaksi non tunai dengan Kartu
Mastercard atau Visa. Tidak menerima transaksi tunai.
Kemudian legalisasi tersebut sudah
selesai, dan dokumen dapat digunakan di Negara Belanda.
INFORMASI TAMBAHAN
Legalisasi Ijazah di Kedutaan Besar
Hungaria
Secara umum, tahapan tersebut sama
dengan tahapan legalisasi akta kelahiran. Saat itu, dokumen ijazah saya dicetak
2 versi, yaitu dokumen ijazah berbahasa Inggris dan berbahasa Indonesia. Oleh
karena itu, saya tidak melakukan legalisasi di Kementerian Pendidikan. Untuk
teman-teman yang dokumen ijazahnya masih menggunakan Bahasa Indonesia perlu
untuk di translate ke dalam Bahasa Inggris.
Tahap pertama dan kedua, sama dengan
legalisasi akta kelahiran, yang berbeda terletak pada tahap ketiga, yaitu
legalisasi pada Kedutaan.
Untuk Kedutaan Hungaria, appointment
dokumen dilakukan melalui email (seingat saya, karena ini dilakukan pada
tahun 2020-an). Pembayaran dilakukan melalui BCA mengikuti kurs saat pembayaran
dilakukan. Teman-teman harus memastikan bahwa cabang BCA yang dipilih bisa
melakukan transaksi tersebut. Beberapa bank BCA di kota kecil sepertinya belum
bisa melakukan transaksi tersebut. Saat itu saya membayar kurang lebih sekitar
Rp 400.000-an. Bukti bayar tersebut diemail bersama dengan scan dokumen yang akan
dilegalisasi. Jika sudah disetujui maka teman-teman bisa memberikan dokumen
tersebut di Kedutaan Hungaria. Dokumen tersebut dapat diambil sebelum pukul
13.00 WIB sehari setelahnya.
Kemudian dokumen tersebut dapat
digunakan.
Selamat mencoba, dan semoga berhasil.
Salam,
VIE
Sumber:
